从2019年开始,公司进入到快速发展阶段,组织、人员不断扩展,精细化程度不断提高,服务种类不断增加。
伴随着企业快速发展,管理问题也开始产生:
管理层级多、沟通协调成本高、跨部门项目配合难、流程随意多变无法执行、运作效率下降……这些都源于企业管理的复杂性,迫切需要倡导和推行简单化管理模式。
用*简单的方法,产生*大的效益,是我们追求的目标。
简单化管理要求“言简意赅、简洁明了”。
曾有一家造纸企业,因经营无方,多年亏损。新总裁上任后,发现员工作风散漫,上班下班该干什么,不该干什么,没个标准。
于是总裁问办公室主任,以前是否设立过一些规章制度。办公室主任说,企业不但定有规章制度,而且非常详细。
等把管理条例拿来一看,好家伙,厚厚五大本。总裁翻了翻说,这么复杂的东西,谁看,怎么记得住?于是,亲自主持制定了两项管理制度,一项叫做“四无”,一项叫做“五不走”。
“四无”即:
生产现场无垃圾、无杂物、无闲坐闲聊人员、无乱放成品半成品。
“五不走”即:当班任务不完成不走、设备不擦净不走、材料不放整齐不走、工具不清点好不走、现场不清扫不走。
自此以后,工厂管理大有起色,人人都夸老总“英明”。我们经常看到十字路头,悬挂着醒目的标识牌“一停二看三通过”,也是类似的味道。
其实也是简单化管理的手段。
1、简单化管理的概念
*有效的往往是*简单的方法。
但是随着组织的发展,企业的管理变得越来越复杂,本来一个部门可以解决的问题非要两个部门去做,一个领导可以决策的偏要两个领导审批,高层管理的一个要求,有时候反而可能成为复杂的来源。
如此种种,导致企业运作效率低下,成本与日俱增,迫切需要进行变革。
前GE的CEO杰克韦尔奇在自传中说“是简约化管理让GE创造了奇迹”;
唐骏也提出“简单化管理才是*有效的管理”;
海尔在走向国际化的过程中,
张瑞敏**想到的不是如何把企业做大,而是如何把企业做“小”,让大企业像小企业一样灵活、高效。
简单化管理,是指在系统思维指导下,从组织架构、工作流程、个人行为模式等多维度进行综合统筹,把复杂的事情简单化,把简单化的事情数字化,把数字化的事情考评化,从而提高工作效率,创造更佳效益的一种高效管理方法。
追求简单是提升效率的*好方式,提升效率是节约成本的*好方式,节约成本是提高效益的*好方式。
2、简单化管理的必要性
简单化管理不仅仅在企业在面临复杂危机的时候才需要,对于企业的不同阶段有不同的作用,同时,对于个人而言,也是提升管理水平的重要方式。
Vol.1组织的需要
企业里组织结构无时不刻在发生着变化。随着时间的推移,企业结构变化的逐步积累会导致复杂性不断增加,层级会越来越多,职责的交叉或者重叠,也可能导致“有的事没人干,有的人没事干,有的事争着干”。
现代企业竞争拼的是速度,比的是效率。
所以企业在健身的同时,更加要瘦身,给自己减负,保持轻盈步伐,才能在竞争中立于不败。
Vol.2个人的需要
管理者的精力是有限的,如果深陷复杂、琐碎却价值甚微的事情,就难以有更多的时间关注企业的发展,盯紧*核心的工作。
如此一来,人均效能低下,却又身陷其中,要想继续的学习,加强身体的锻炼,营造和睦的家庭,建立对外的人际关系,只恐怕是心有余而力不足,对于个人的发展和企业人才的培养都是大有害处。
Vol.3事情的需要
忙已经成为职场口头禅,是真的很“忙”,还是因为纷繁复杂的事情,变得茫然,找不到方向。简单的事情复杂化,没事找事忙,并乐此不彼,“忙碌”也就不足为奇了。
简单化管理的战略实施
根据简单化管理的体系,我们实施简单化管理战略,提高到战略高度,全员重视,倡导全员树立简单化管理意识,群策全力,统筹规划,构建简单化管理体系。
简单化管理要做到“六简”:
(1)简思想负担
(2)简组织结构
(3)简人员配置
(4)简工作流程
(5)简管理行为
(6)简产业结构
(1)简思想负担
工作复杂化跟我们的思想有很大关系,如果我们总是因循守旧,不敢正视自己的问题,害怕在工作中不断创新和突破,只会让管理裹足不前。钧测的很多骨干都是“不待扬鞭自奋蹄”类型,不怕犯错,敢于容错,轻松工作。
(2)简组织结构
组织结构就像战场上排兵布阵,不同的组合会产生不同的效果,要想打胜仗,必须有*直接的指挥,*快捷的信息传递,*高效的执行。“庙还在,神就不走,还要享受烧香”,重设、多余的组织,不仅会影响组织的效率,而且是资源的浪费。
(3)简人员配置
人员配置的多少,有时候我们很难去分辨,因为大家都没有明显的工作懈怠,或许还很认真。大家都很职业化,既然在这里,就得琢磨着做一些事,没事也得找事,但是没有去考虑这些是否有做的价值,能产生什么效果。如果人人没事找事,一方面可能是责任心的体现,另一方面更是无效管理的反映。
(4)简工作流程
在企业里,创造价值的不是单个人或者组织,而是整体的流程,工作流程的繁简程度,直接决定了效率的高低;工作流程的多变,也会影响流程的执行效果;不增值的流程环节,是企业效益的隐形杀手。
(5)简管理行为
作为中高层管理者,往往忽视了自身的行为造成管理的复杂性。***的一个看似简单的决策,比如一场汇报,可能引起下属汇报前的反复讨论;一个数据的分析,需要数据的多渠道多部门多公司的统计分析;一项任务的布置,导致相关部门相互争抢或者推诿。管理者谨言慎行,会议精简高效。
(6)简产业结构
虽然我们在找第二曲线,但这跟盲目寻求多样化、功能的集合化不同。我们要优先做好核心产业,要聚焦,过于分散的投入,并不能取得很好的效益。适时调整产业结构,抓大放小,凸显核心产品的价值。
我们可以从四大方面入手:
(1)减少组织层级。
(2)精简审批流程。
(3)提高管理技能。
(4)聚焦核心产业。
(1)减少组织层级。
放宽管理幅度。梳理组织和岗位职责,合并类似的部门或岗位,实现资源的*佳配置。比如钢结构检测部并入设计事业部后的强强联合,商务中心集结左右营销部门,打破部门墙,实现高效协同。
(2)精简审批流程。
对核心流程进行专题优化,强化流程主责部门的主动性,建立流程效率指标,减少流程变化的随意性,开展流程执行审计;采用钧测管理系统,打造数字化管理。
(3)提高管理技能。
反对不计成本的过度精细化管理,减少过多的信息沟通,严格高效会议管理,避免决策的随意性,保持决策的稳定性。
(4)聚焦核心产业。
实现产业组合战略,逐步退出低价值的产品或服务,突出核心产品或者服务,集中资源进行深度开发与管理,提高核心竞争力。
简单化管理不是放任自流,而是大道至简的智慧。