在跟单工作中，资料整理非常重要。资料整理的好坏直接影响到跟单员跟单工作的好坏。
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在订单生产期间，跟单员需要整理的资料很多，从联系客户开始一直到客户下单的过程中，会有大量的文件资料。
一、客户基本资料整理
客户基本资料的整理主要是为每位客户建立信息档案，基本内容参见“客户维护”部分。
二、样品资料整理
1、颜色样板整理
已经完成的面料颜色样要贴在规定的表格内（如公司同一汇总的颜色样板卡手册），并根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等内容。要对所有颜色样卡编号，并按时间顺序排放，以便日后随时复查。妥善保管好颜色样板卡，纺织出现褪色、潮湿或发霉等现象。还要定期清理已经过时的面料样板，将不再用的样板作封存或丢弃处理，以便空出文件夹和空间放置新的面料样板。
2、客户原样整理
客户给的原样（包括手感样和品质样）要妥善保管，一般公司统一按照一定的顺序编排，由样品管理员统一保管，或者按客户要求退回原样。但一般来说，对需要退回的原样，跟单员应对原样进行电子存档，以便日后需要的时候查找。
3、样品整理
按照客户要求打的样品，特别是客户确认的样品，一般需要一式两份，一份寄给客户，另一份留档。这两份样品要标明日期，便于查找。一般公司设有样品库，开发的留底样品交给样品库管理员进行统一管理。但需要跟单员对样品进行编号并记录时间，特别是*总客户确认的样品，一定要妥善保管，以便需要的适合能顺利找到。
三、订单资料整理
1、价格资料整理
跟单员要详细记录为客户报价过程中产生的报价资料。包括时间、报价依据、客户反馈信息、更改价格日期及*终确认价格等。具体报价内容，应该根据每个公司具体情况。
与客户磋商过程中的任何价格方面的变动都需要体现在上面的价格表中，这样既便于跟单员进行资料整理，又便于跟单员进行利润控制。
2、订单整理
对于客户下的订单，跟单员应进行妥善整理，就在专门的订单夹中，按照不同的客户进行分类，并按收到订单的先后顺序进行排列。对于订单品种较多的客户，还可以按照面料的类别进行分类，如普通面料、提花面料及特殊处理面料等。
四、重要邮件整理
在订单生成期，外贸跟单员会与客户有很多往来邮件，对于重要的邮件，跟单员需要打印出来进行书面存档。比较重要的邮件有如下几种。
（1）关于价格的邮件，特别是双方确认价格及付款条件的邮件。
（2）关于样品质量、颜色等的确认意见。
（3）关于确认交期的邮件。
（4）关于公司地址、公司银行及相关联系人的邮件。
常见问题及处理
订单生成期涉及很多工作，如样品开发、报价、落实合同等。在实际工作中，要从容解决自己遇到的问题，就需要跟单员不断积累工作经验，并且还要借鉴他人的经验。
一、样品开发及送报过程中的问题及处理
1、颜色小样未得到客户的确认
跟单员将颜色小样报送客户后，却得到否决的结果，这是常遇到的情况。每位客户对颜色小样都非常重视，因为颜色小样争取与否，直接反映了生产企业的技术能力。所以，跟单员在将颜色小样寄出之前，需要对照原样进行对色检查，检查时应注意所选择的对色光源是否复合客户的要求，同时还要注意对色时光源是否稳定
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