1 主题内容与适用范围
本标准规定了环境监察档案工作的基本要求、环境监察文件材料的形成与积累、立卷归档和档案的管理、开发利用，环境监察常用文书种类、制作要求。
本标准适用于各级环境保护行政主管部门及其所属的环境监察机构形成的环境监察档案的管理。
2 规范性引用文件
下列标准中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。如下列标准被修订，其新版本适用于本标准。
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 22 归档文件整理规则
HJ/T 7 中国档案分类法 环境保护档案分类表
HJ/T 9 环境保护档案著录细则
HJ/T 78 环境保护档案数据采集标准
3 术语和定义
3.1 环境监察档案
在环境监察及与环境监察紧密相关的工作活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.2 环境监察文件材料
记录和反映环境监察活动的文字、图表、声像等文件的总称。
4 文件材料的管理与归档
4.1 文件材料的形成与积累
环境监察文件材料的形成与积累，实行与环境监察工作程序同步管理的原则。各级环境监察部门应规范环境监察常用文书的制作与格式（参见附录A）。
4.1.1 环境监察文件材料由形成文件材料的责任者（承办人）负责收集积累’
4.1.2 污染源监察工作中形成的辖区内污染源名录，排放口位置及所在功能区类别，经核定的污染物排放种类、数量、浓度等详细情况，排污情况等文件材料，由环境监察部门负责收集积累。
4.1.3 污染防治设施监察工作中形成的废水、废气、噪声、固体废物等污染防治设施名录及其状态记录，由环境监察部门具体责任者收集积累。
4.1.4 建设项目现场监察工作中形成的环境影响评价制度履行情况、“三同时”制度履行情况、试生产或开工生产排污情况、竣工验收等文件材料，由环境监察部门会同环境评价管理部门负责收集积累。
4.1.5 限期治理项目监察工作中形成的日常现场监察信息、现场调查询问笔录、有关记录等文件材料，由环境监察部门负责收集积累。
4.1.6 排污许可证监察工作中形成的对排污许可证的审核发证、监察管理、吊销、现场调查、询问笔录等文件材料，由形成文件材料的责任者负责收集积累。
4.1.7征收排污费过程中形成的污染物排放情况申报登记表、监督性监测报告书、污染物排放情况或者缴纳排污费核定通知书、征收排污费通知书、排污收费票据、强制执行申请书、一般缴款通知书、排污费收入财务账目、排污费征收情况统计表等有关文件材料，由环境监察机构收集积累’年度决算由规划财务部门收集积累。’
4.1.8环境污染、海洋与生态破坏事故调查和处理工作中形成的事故应急处理、调查报告、技术指导意见、事故处理建议、处理决定、结案报告等文件材料，由环境监察部门负责收集积累。
4.1.9 环境监察部门负责调查处理环境民事纠纷行政调解过程中的调查报告，双方协议书、调解处理结果、履行情况、结案说明等文件材料，环保热线及人民群众来信来访处理工作所形成的文件材料，由环境监察部门负责收集积累。
4.1.10 环境监察在稽查工作中形成的现场调查、询问笔录、监察稽查报告等文件材料，由环境监察稽查部门负责收集积累。
4.1.11 环境保护专项资金管理和使用过程中形成的文件、会计账簿、票据、报表等文件材料，由规划财务部门按照有关规定收集积累。
4.1.12 生态环境监察工作中形成的生态环境监察试点名录、方案、总结、验收等文件材料；生态环境监察工作计划、总结、报表、调研报告等文件材料，由形成文件材料的责任者负责收集积累。
41.13 环境监察工作季度报表、环境监察标准化建设等文件材料，由环境监察部门负责收集积累。
4.1.14 环境保护行政处罚工作中形成的违法案件立案审批表、调查询问笔录、证据、给予处罚建议书、陈述、申辩笔录、听证笔录、行政处罚告知书及其送达回执、罚款收据、解缴国库的票据、行政处罚决定书及其送达回执、申请法院强制执行回执、结案说明等文件材料，由形成文件材料的责任者负责收集积累。
4.1.15 环境行政复议工作中形成的复议申请书、复议决定书等文件材料，由案件承办人负责收集积累。、
4.1.16 环境行政诉讼中形成的起诉状、答辩状、判决书、裁定书等文件材料，由环境行政诉讼工作中的应诉承办人负责收集积累。
4.2 文件材料的归档
4.2.1 归档范围
凡直接记述和反映环境监察工作活动，具有保存价值的文字材料、账册、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录均属归档范围（详见附录B）。
4.2.2 归档时间
4.2.2.1 污染源监察、污染防治设施监察、建设项目“三同时”监察、限期治理项目监察、排污许可证监察、征收排污费、环境保护专项资金管理和使用、环境监察稽查等文件材料于次年的**季度内归档。
4.2.3.1 环境保护行政处罚、环境污染与破坏事故调查和处理、环境污染纠纷调查处理、行政复议和环境行政诉讼等文件材料于结案后两个月内归档。
4.2.3 归档份数
环境监察文件材料归档两份，重要的和使用频率高的增加一份。
环境监察工作中形成的声像材料归档一份。
4.2.4 归档要求
4.2.4.1 环境监察工作中形成的文件材料由形成材料的责任人（承办人）及时收集、整理、立卷归档，并由承办部门负责人签字后，按归档时间向本单位档案部门移交。
4.2.4.2 电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理依照《电子文件归档与管理规范》执行。
声像材料须附摄录对象、时间、地点、内容和责任者的文字说明，照片须附底片和文字说明。
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